Rechnungswesen aus der Cloud nimmt Fahrt auf

In diesem Artikel lesen Sie,

• warum der Softwarehersteller Diamant Software seine KI-gestützte Rechnungswesenlösung jetzt in der Open Telekom Cloud betreibt,
• wie sensible Finanzdaten DSGVO- und GoBD-konform im deutschen Rechtsraum verbleiben
• und mit welchen Tools sich Betrieb, Wartung und Deployment in der Cloud automatisieren lassen.

Die digitale Transformation im deutschen Mittelstand hat zuletzt deutlich an Fahrt gewonnen. Wichtiger Treiber ist laut Digitalisierungsindex der Telekom die Coronapandemie. Denn digitale Prozesse erleichtern es, Geschäftsabläufe und Produktivität aus dem Homeoffice heraus aufrechtzuerhalten. Aus diesem Grund digitalisierte im letzten Jahr mehr als ein Drittel der Mittelständler (34 Prozent) kurzfristig wichtige Prozesse. Darunter auch Systeme und Abläufe in der Finanzbuchhaltung, wie eine KPMG-Studie betont: Rechnungen in elektronischer Form, homogene Basissysteme, Standards und eine hohe Datenqualität sind den Finanzverantwortlichen bei ihrer digitalen Transformation besonders wichtig.

Eine Entwicklung, die der Diamant Software GmbH aus Bielefeld in die Karten spielt. Der Spezialist für digitales Rechnungswesen und Controlling macht seine Kunden zukunftsfähig: Mit der Rechnungswesen-Software Diamant/4 können sie ihre Finanzprozesse automatisieren, sich von Medienbrüchen in der Finanzbuchhaltung verabschieden, Buchungen rein elektronisch vornehmen und deutlich effektiver zusammenarbeiten.

Seit 1980 entwickeln die Ostwestfalen digitale Lösungen für die Finanzbuchhaltung. Heute beschäftigt das Unternehmen etwa 250 Mitarbeitende. Um Geschäftsmodell und Produktpalette zukunftsfähig aufzustellen, setzt der Anbieter auf die Transformation in die Cloud: Denn wer als Softwarehersteller heute keine Cloud-Lösungen anbietet, wird es langfristig schwer haben. Laut einer Marktanalyse von IDC nutzen bereits 87 Prozent der Unternehmen in Deutschland multiple Cloud-Ressourcen. Schon bald werden Cloud-Lösungen aus dem Kundenalltag nicht mehr wegzudenken sein – auch im Rechnungswesen und Controlling.

Diamant Software hat diesen Trend schon früh erkannt. Seit 2013 bieten die Bielefelder neben klassischen On-Premises-Lösungen für Rechnungswesen und Controlling auch cloud-basierte Softwarelösungen in Form von Software as a Service (SaaS) an. Daneben beschäftigen sie sich intensiv mit innovativen Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI). So sind in der im April veröffentlichten neuesten Lösung von Diamant/4 verschiedene KI-Komponenten im Rechnungseingang integriert. Außerdem gibt es eine digitale Sprachassistenz, mit der die Nutzer*innen bei Fragen zu Software oder Prozessen direkt in der Anwendung interagieren können.

Der Fokus auf KI zwang die Verantwortlichen bei Diamant 2019 dazu, sich nach einem neuen Cloud-Anbieter umzuschauen. Denn mit der bisherigen Lösung ließen sich die rechenintensiven KI-Technologien nur eingeschränkt nutzen.

Zu den Kunden von Diamant Software zählen viele Mittelständler, aber auch Non-Profit-Organisationen und Institutionen aus dem sozialen und dem Gesundheitsbereich. Das Vertriebsteam spricht meist mit dem kaufmännischen Bereich, mit Geschäftsführern und der kaufmännischen Leitung. „Ihnen geht es immer darum, sensible Finanzzahlen zu managen. Deshalb sind ihnen und uns Sicherheit, Datenschutz und Compliance extrem wichtig. Genauso wie der Standort des Rechenzentrums, der sich in Deutschland befinden muss“, sagt Bertram.

Um diesen Anforderungen zu entsprechen, betreiben die Bielefelder ihre SaaS-Lösung in der Open Telekom Cloud. Der Vorteil: Laut Thorsten Bertram gibt es nirgends in Deutschland mehr Cloud und mehr Sicherheit. Die Cloud-Lösung von T-Systems liegt im Hochsicherheitsrechenzentrum der Telekom in Biere bei Magdeburg, sodass alle Daten im deutschen Rechtsraum verbleiben. Entscheidend, um Compliance-Vorgaben wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu erfüllen.

Doch die Open Telekom Cloud punktet nicht nur in Sachen Datenschutz und der revisionssicheren Ablage von Dokumenten. Dank flexiblem Preismodell sind die Kosten für Diamant Software jederzeit überschaubar und langfristig planbar. Teure Investitionen in Hardware oder Infrastrukturlösungen entfallen; gleichzeitig profitiert der Softwareanbieter stets von aktuellen Technologien, die die Basis der Open Telekom Cloud ausmachen.

Darüber hinaus überzeugt die quelloffene Architektur. Dank OpenStack betreibt der Softwarespezialist seine IT-Landschaft weitgehend automatisiert. Mit Tools wie Ansible oder Terraform lässt sich die Infrastruktur einfach konfigurieren und warten. Außerdem lassen sich kurzfristig benötigte Computing- oder Storage-Ressourcen schnell hochskalieren. Gerade im laufenden Kundenbetrieb zeigen sich die Stärken automatisierter Abläufe: Möchte ein Bestandskunde auf die SaaS-Version wechseln, gelingt das Onboarding auf der neuen Plattform dank hohem Automatisierungsgrad von etwa 95 Prozent innerhalb kürzester Zeit.

Aktuell nutzt Diamant Software in der Open Telekom Cloud den Elastic Cloud Server, den Volume Backup Service sowie den Object Storage, um Daten und Dokumente revisionssicher zu archivieren. Vor kurzem kam mit dem Storage Disaster Recovery Service ein weiterer Dienst hinzu. Thorsten Bertram und sein Team arbeiten mit dem neuen Cloud-Service nicht nur in Biere, sondern auch im benachbarten Twin-Core-Rechenzentrum in Magdeburg und damit in verschiedenen Hochverfügbarkeitszonen. Im Fall der Fälle lässt sich die SaaS-Umgebung zügig wiederherstellen. Früher lagen die Wiederherstellungszeiten zwischen 30 und 60 Minuten, mittlerweile nur noch bei wenigen Minuten.

Ebenfalls von Vorteil sind das große Partnernetzwerk der Telekom sowie die einfache Integration von Third-Party-Lösungen. So unterstützt die SYSback GmbH bei der Automatisierung des Onboardings sowie mit Managed Services und der Einbindung des Loadbalancers.
 

Nicht nur die Kunden von Diamant Software profitieren von der Public Cloud, sondern auch die internen Nutzer*innen sowie die eigene IT-Abteilung. Die Vertriebsteams beispielsweise präsentieren die SaaS-Lösung bei Neukunden oder Interessenten vor Ort live in der Open Telekom Cloud. „Wir zeigen ihnen in der Praxis, wie schnell und einfach sich alle Features nutzen lassen. Und wir zerstreuen ihre Bedenken, dass die vorhandenen Internetleitungen nicht genügend Performance für den Cloud-Zugriff bieten“, sagt Bertram.

Neben dem Vertrieb nutzen die Software-Entwickler bei Diamant Software die Open Telekom Cloud im Rahmen agiler Methoden. Am Ende jedes Sprints führen sie alle zwei Wochen eine System-Demo der SaaS-Lösung in der Cloud durch. Hierbei testen sie neue Funktionen und überprüfen, wie sich die aktualisierte Version in der vollintegrierten Cloud-Umgebung verhält. Aktuelle Anforderungen aus dem Rechnungswesen und Innovationen lassen sich dabei schnell umsetzen – bei gleichbleibend hoher Qualität.