Papierprozesse einfach digitalisieren – mit OCR aus der Cloud

In diesem Artikel lesen Sie,

• wie Sie mit Künstlicher Intelligenz Informationen aus Papierdokumenten digital erschließen,  
• wie Sie durch Digitalisierung Prozesse vereinfachen sowie beschleunigen und
• wofür sich der OCR-Service der Open Telekom Cloud einsetzen lässt.

Künstliche Intelligenz kann die Brücke zwischen der realen Welt und der virtuellen Welt schlagen. Optical Character Recognition (OCR) auf Basis von Deep Learning erlaubt die Digitalisierung von papierbasierten Prozessen. Die Open Telekom Cloud bietet den Zugriff auf OCR via API.

Papier ist immer noch ein weit verbreiteter Werkstoff. Deutschland zählt mit einer jährlichen Papierproduktion von über 20 Millionen Tonnen zu einer der papierhungrigsten Nationen der Welt (nach China, den USA und Japan). Der Löwenanteil des Papiers (über 50 Prozent) fließt in Verpackungen, ein gutes Viertel jedoch (27,5 Prozent) kommt für so genannte „grafische Papiere“ zum Einsatz. Dazu zählen Zeitungen, Bücher, aber auch viele Dokumente, die im Geschäftsumfeld eingesetzt werden: Lieferscheine, Rechnungen, Verträge – so wird beispielsweise kolportiert, dass trotz verschiedener Digitalisierungs-Initiativen immer noch jährlich über 30 Milliarden Papierrechnungen in Deutschland kursieren.  

Im Zuge der europäischen Klimaziele erhält die (jahrzehntealte) Diskussion um den Papierverbrauch („papierloses Büro“) neuen Antrieb. Die zentrale Frage ist: Welche Prozesse in Unternehmen können papierlos gestaltet werden? Wie lässt sich Papier durch elektronische und digitale Prozesse ablösen?

Einigkeit herrscht darüber, dass komplett digitale Prozesse optimal sind. Sie bestechen durch eine deutlich höhere Geschwindigkeit und leisten echte Beiträge zu Nachhaltigkeitszielen. Aber vor allem machen sie Daten in IT-Systemen verfügbar und erlauben so datenbasierte Prozesse sowie Geschäftsmodelle. Immer mehr regulatorische Vorgaben wie z.B. die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung („E-Rechnung“) zielen darauf ab, digitale Prozesse zu etablieren.  

Doch Tatsache ist auch: Immer noch existieren viele der Daten in der realen Welt als Aufzeichnung auf Papier oder anderen physischen Trägern – wovon jeder ein Lied singen kann, der seine Mikrowelle an den Einzelhändler zurückgeben oder „die Belege“ seiner Steuererklärung hinzufügen möchte. PDF-Dokumente, die gemeinhin zwar als digitales Format gelten, aber keineswegs digitale Daten anbieten, fallen übrigens auch in diese Kategorie.

In dieser hybriden Daten-Situation bieten Brückentechnologien echte Mehrwerte. Und diese haben durch die aktuellen Entwicklungen in der Künstlichen Intelligenz (KI) erheblichen Schub erhalten. Immer noch Usus sind „menschliche Schnittstellen“: Bei der beliebten Praktikantentätigkeit übertragen Menschen Daten von Hand aus Papierformularen in IT-Systeme. Diese Aufgabe können heute mühelos KIs übernehmen.  

Mithilfe von Kameras oder Scannern werden die Daten erfasst, z.B. die Autokennzeichen von Autos in einem Parkhaus oder an einer Mautstation. Die Bilder werden an eine KI übergeben, die aus dem Bild den notwendigen Text extrahiert – in diesem Fall das Autokennzeichen – und in einer Datenbank mit einem Zeitstempel ablegt. Offensichtlich ist, wie eine derartige OCR-KI (Optical Character Recognition) zu einem Effizienz-Booster wird: Der Daten-Erfassungsprozess als Auftakt eines Abrechnungsvorgangs lässt sich mühelos automatisieren, ein komplett digitaler Prozess wird möglich. Aber ein solcher OCR-Service kann gleichermaßen für Papierdokumente eingesetzt werden, die im Büroumfeld anfallen.

Der OCR-Service der Open Telekom Cloud bietet eine Lösung, die über die einfache Digitalisierung von Dokumenten hinausgeht. Mit den flexiblen APIs ermöglicht der Service eine effiziente und präzise Umwandlung von gedruckten Materialien in digitale, bearbeitbare Formate. Unternehmen können Arbeitsprozesse beschleunigen, die Genauigkeit von Daten verbessern und Zeit sowie Ressourcen einsparen.

Die Umwandlung der Daten ins JSON-Format erleichtert die Integration in bestehende Systeme und die weitere Analyse und Verarbeitung der Informationen. Die Leistungsfähigkeit des Service macht ihn zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen und Organisationen, die Geschäftsprozesse optimieren und die digitale Transformation vorantreiben wollen.